Werken zonder Papier is nog steeds de toekomst…

Eigenlijk zijn er maar twee soorten papier die echt relevant zijn in onze moderne maatschappij:

  • Contant geld, hoewel dat met pinnen, mobiel – en contactloos betalen steeds meer verdwijnt
  • Toiletpapier, hoewel ook dat bij sommige koplopers ook al verbannen is naar de geschiedenisboekjes.

Contant geld is voor velen over de hele wereld toch nog wel het middel om kleine transacties mee te betalen. Zelfs met hippe uitvindingen als contactloos betalen of bitcoin blijft het voor de meesten nog een stap te ver om om het kopje koffie van € 1,50 op het station elektronisch af te rekenen.

Buiten de Fransen (en sommige Nederlandse partijen) die al tijden werken aan een echte vervanger voor toiletpapier door middel van sterke (hopelijk warme) straaltjes water zijn er ook maar weinig mensen die er voor voelen om ook in het kleinste kamertje papierloos te gaan.

Privé is er dus (voorlopig) geen directe noodzaak of incentive om echt het papier uit te bannen.

Uitgekauwd

Met zaken doen en werken is het echter een heel ander verhaal. In de zakenwereld is ‘Papierloos gaan’ na veertig jaar echter al zo uitgekauwd en vaak genoemd dat termen als ‘win-win’ en ‘thinking outside the box’ ineens weer hip en nieuw zijn. We hebben het er wel over, maar willen er toch nog niet helemaal aan.

Echte kosten, veel winst

Toch heeft de huidige afhankelijkheid van papier hele echte kosten. Als we die echt in beeld brengen wordt ook meteen duidelijk dat er nog enorm veel winst te halen valt.

In een typisch kantoor wordt informatie meestal op één van de volgende manieren opgeslagen:

  1. In de traditionele archiefkast of doos
  2. Als digitaal bestand (PDF, Word, JPEG, etc)
  3. Emails

Herkenbaar? Dat is hoe verreweg het grootste deel van de werkende wereld nog steeds de bestanden waar hun bedrijf op bouwt opslaat en benadert. Met dat in het achterhoofd krijgen ook de volgende uitkomsten uit diverse onderzoeken ineens meer kracht.

Van de gemiddeld 30 kopieën die een werknemer print vliegt maar liefst 39 procent de prullenbak / oud papier bak in. Sterker nog, in de afgelopen vijf jaar is het aantal prints alleen maar toegenomen. Al dat papier wordt in de regel nog in archiefkasten gestopt die zwaar zijn en veel kostbare ruimte innemen in je kantoor. Uit Amerikaans onderzoek is gebleken dat een archiefkast met vier lades gemiddeld 15.000 – 20.000 pagina’s bevat, $ 25.000 heeft gekost om te vullen en ieder jaar nog eens $ 2.000 kost om te onderhouden.

460 miljard

Volgens een studie van YouGov gaat bij Britse MKB bedrijven per dag bijna $ 70 miljoen verloren bij het zoeken naar papieren documenten. Een ander onderzoek door reduce.org komt tot de schokkende conclusie dat de kosten van papiergebruik in een kantoor tussen de 13 en 31 keer de daadwerkelijke aanschafprijs van het papier zelf bedragen!.

Mocht je nog steeds niet overtuigd zijn hoeveel winst er te behalen valt? Volgens schattingen spendeert de VS maar liefst 460 miljard ( ja, miljard!) aan loonkosten om alleen maar de papier-gedreven informatie-overstroming of infobesitas in goede banen te leiden. Dat is een enorme berg geld die verkwist wordt aan ouderwetse technologie.

Laten we dan eens terug gaan en een ander, minder betreden pad kiezen. We leven in een wereld waar nu al auto’s zelf kunnen rijden en waar we gewoon via een bril Google kunnen raadplegen. Dan moet er toch een betere manier zijn om informatie te beheren dan via de gemiddeld 10.000 velletjes papier die de gemiddelde werknemer ieder jaar verbruikt.

Document Management

Die betere manier is er al. In de vorm van Document Management Software (DMS). Met een goed, veilig en gebruiksvriendelijk DMS  zijn zoekgeraakte bestanden iets uit het verleden. Zelfs een verkeerd opgeslagen bestand kan heel makkelijk worden teruggehaald dankzij het trefwoorden of tekstherkenning (OCR).

Een fysieke backup maken van een archiefkast is bijna ondoenlijk, maar met een goed DMS kan alles direct scannen en veilig opbergen.

De dagen van werken van 9-5 op één locatie zijn dan ook verleden tijd. Door DMS in de Cloud krijg je de mogelijkheid om elk bestand overal en altijd te benaderen terwijl je gewoon blijft voldoen aan alle regels en ook de veiligheid in stand houdt. Geen rondslingerende tassen met gevoelige informatie die vergeten wordt in de trein of uit de auto gestolen wordt.

De veiligheid en regelgeving zijn overigens twee van de belangrijkste overwegingen bij het Werken zonder Papier. Het delen van gevoelige bestanden via email kan je, als het fout gaat, heel veel schade, rechtszaken en ga zo maar door opleveren. De schade van het ‘op straat liggen’ van die gegevens kan in de miljoenen lopen. Heb je een DMS met een ingang voor klanten en een beveiligde bestandsoverdracht dan is dit risico een enorm stuk kleiner.

Je hoeft dan ook bijna geen documenten meer per post te sturen, wat forse kostenbesparingen oplevert. Bovendien heb je niet te maken met beperkingen wat betreft bestandsgrootte of veiligheid die er bij email altijd zijn en weet je altijd waar welk document naar toe is gestuurd.

‘Groene effect’

We hebben dan nog niet eens het ‘groene effect’ van Werken zonder Papier genoemd. Wellicht ben je gevoelig voor de volgende cijfers: de VS, met minder dan 5 procent van de wereldbevolking, gebruikt ruim 30 procent van de wereldvoorraad papier. In veel andere westerse landen zal het papierverbruik niet veel anders zijn. De enorme winst op milieugebied is dan ook niet moeilijk voor te stellen.

Behalve onze afhankelijkheid van toiletpapier en contant geld is er dan ook geen enkele reden meer om nog langer weerstand te bieden aan Werken zonder Papier…als je het eenmaal doet vraag je jezelf af hoe je ooit zo mét papier hebt kunnen werken…

Posted on 3 maart 2015 in GTD, Innovatie, office, papierloos, Worldwide

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Back to Top