Papierloos, Draadloos en Kantoorloos

Werken in de toekomst gaat er compleet anders uitzien. Had je vroeger een vaste plek, vaste tijden en al je spullen op één plaats, straks draait het allemaal om verbonden zijn, flexibiliteit, continuïteit en onafhankelijkheid. De vaste werkplek is dan echt verleden tijd, net als papier of afhankelijkheid van snoeren, kabels of apparaten. Sterker nog, de traditionele kantoorpanden zouden wel eens achterhaald kunnen zijn. Werken is straks papierloos, draadloos en kantoorloos.

Verbonden zijn

De belangrijkste aanjager van het werken in de toekomst is de mogelijkheid om overal en altijd draadloos verbonden te zijn. Niet langer hoef je op een fysieke plaats een archief in te duiken of een lokale netwerkschijf op je kantoor te benaderen. Nee, je logt in, via je laptop, een lokale desktop, tablet of smartphone en je kan aan de slag. Waar ter wereld ook en op elk moment.

Bij de klant, in de trein of thuis aan de keukentafel.

De informatie, je documenten en alle andere zaken die je moet hebben zijn dan ook niet langer op papier opgeslagen, waarbij je voor toegankelijkheid afhankelijk bent van een fysieke locatie. Alles staat in de Cloud, waarmee jij altijd en overal kan verbinden. Zo heb je dus altijd en overal de beschikking over alle informatie die ook nog eens up – to – date is. Je gereedschappen kan je, dankzij laptop, tablet of smartphone ook overal mee naar toe nemen.

Einde van het kantoorpand

De flexibiliteit die dat geeft zorgt er niet alleen voor dat je zelf steeds meer kan gaan bepalen (binnen grenzen natuurlijk) waar en wanneer je werkt, het zorgt ook voor een verandering in de manier waarop mensen bij elkaar gebracht worden voor werk. Een vaste werkplek is niet meer nodig en ook het kantoorpand zelf kan heel anders benut gaan worden.

Sterker nog het kantoorpand zoals we dat kennen zou wel eens helemaal kunnen verdwijnen. Door het verdwijnen van een papieren archief win je al enorm veel aan ruimte en eigen zoemende service-kasten in de kelder zijn ook niet meer nodig. Software wordt als SaaS – oplossing afgenomen en Cloud-opslag wordt ook als dienst ingekocht. Geen gedoe meer over beheer, updates, etc. Omdat je als werknemers niet meer iedere dag op vaste tijden bij elkaar hoeft te zitten kan ook daar het aantal plekken worden verminderd. De directe winst aan ruimte is aanzienlijk.

Kantoren worden dan meer verzamelplekken voor als je met collega’s een keer fysiek wilt overleggen. Geen eindeloze rijen met hokjes, spreekkamers of eigen kantoren, maar uitnodigend vormgegeven en ingerichte open ruimtes. Zonder individuele plekken met eigen desktops en printers . Grote kantoortuinen waar je op elke plek draadloos aan de slag kan. Met een beperkt aantal grote schermen waarop presentaties getoond kunnen worden of die gebruikt kunnen worden voor (video) vergaderen.

Vanzelfsprekend 24 uur per dag en 7 dagen per week geopend en goed bereikbaar met OV en de (elektrische) auto. Moet je ineens met je team bij elkaar komen dan ben je ’s avonds of in het weekend niet meer veroordeeld tot de lobby van een hotel of de eigen keukentafel thuis.

Continuïteit

Omdat je overal en altijd de beschikking kan hebben over je gereedschappen, informatie en documenten kan je in principe ook altijd blijven doorwerken. Zeker als de apparaten waarop gewerkt wordt ook steeds in verbinding staan. Stel je hebt in de trein op de tablet zitten werken aan een rapport. Je komt in je kantoortuin waar je inlogt (via vingerafdruk) op je persoonlijke account bij een groter scherm. Je rapport komt op het grotere scherm omhoog en je kan (met je eigen Bluetooth toetsenbord) gewoon verder gaan bij waar je gebleven was.  Ga je naar huis dan log je uit, maar kan je eventueel in de trein terug ook gewoon weer door.

Partijen als Intel zijn al bezig met chips in apparaten die automatisch de gebruiker herkennen en onmiddellijk de eigen werkomgeving laden op het moment dat de betreffende gebruiker plaatsneemt bij een groot scherm.

Onafhankelijk en in balans

Al die onafhankelijkheid en vrijheid van het werken zorgen ook voor een betere balans tussen werk en privé. Je kan namelijk, binnen grenzen, zelf beslissen wanneer je verbonden bent en wanneer niet. Angst voor een overbelasting door het ‘altijd maar bereikbaar en online zijn’ is dan ook ongegrond.

Het kan altijd, dus het hoeft niet altijd. Dat geeft ook een hoop rust. Zo kan je soms in minder uren meer werk verrichten. Of dat nu in de avond, het weekend, overdag of ’s nachts is, dat is dan van ondergeschikt belang. Zolang de klant ermee geholpen is zal die het weinig uitmaken.

Nieuwe realiteit of utopie?

Is straks het traditionele kantoor echt verleden tijd? Ja. Sterker nog, er zijn al voorbeelden van kantoorloos werken. Zo heeft een bedrijf dat zich bezighoudt met digitalisering nooit een kantoor gehad, het werk gebeurt bij de klant, thuis of op een andere plek die op dat moment uitkomt. Voor bijeenkomsten of vergaderingen is er een soort ‘hangout’ waar ook gelijk gegeten kan worden of zelfs geslapen indien nodig.

Zelfs bij ‘traditionele’ partijen als gemeenten is deze manier van werken al doorgedrongen. Bij de fusiegemeente Molenwaard bijvoorbeeld zijn de ambtenaren mobiel gaan werken en komen ze naar de mensen toe, bijvoorbeeld voor het afgeven van een paspoort of het doen van aangifte van een geboorte. Er is geen traditioneel gemeentehuis meer. Het contact met de mensen is via de computer, bij mensen thuis of in een buurtcentrum.

De winst? Niet alleen een betere dienstverlening en contact richting de inwoners van de gemeente, maar ook een besparing op de huisvestingskosten van ruim 75 procent!

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van een nieuwe manier van werken die over een paar jaar wel eens de standaard kan zijn. Het zorgt bovendien niet alleen voor een effectievere manier van leven en een betere balans, door de spreiding of zelfs deels wegvallen van woon-werk verkeer is het fileprobleem ook vanzelf verleden tijd. Zonder dat daar premies voor het mijden van de spits tegenover hoeven te staan.

Posted on 6 maart 2015 in Innovatie, office, papierloos

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Back to Top