Is Werken zonder Papier slechts een utopie of moet de knop gewoon om?

Vergaderen zonder papier, al je documenten lezen op je iPad? Het werken zonder papier lijkt nog niet echt van de grond te komen in Nederland. We printen als Nederlanders gemiddeld negen pagina’s per dag.

Dat is vreemd, want uit een onderzoek in 2014 blijkt dat maar liefst driekwart van de werknemers het prettig vindt om te werken in een zo papierloos mogelijke omgeving. We willen dus wel, maar durven nog niet de knop om te zetten. Werken zonder papier vraagt namelijk niet zozeer een overstap naar digitale systemen, maar vooral een andere mentaliteit.

1,5 boom per jaar

Social-intranet aanbieder Viadesk deed onderzoek naar het papierverbruik door bedrijven in ons land en dat blijkt per bedrijf gemiddeld zo’n 1,5 boom per jaar te zijn. In Duitsland blijkt men nog veel meer verknocht te zijn aan papier, daar print men per jaar liefst 3 keer zoveel als bij ons. De Duitse werknemer print daarmee maar liefst ruim 27 pagina’s per dag.

Mentaliteitskwestie

De populariteit van papier, vooral bij onze oosterburen, is vooral een mentaliteitskwestie. Zo’n slapen papier op het bureau geeft een tastbaar gevoel van een stevige hoeveelheid werk dat verricht is. Volgens 51 procent van de door Viadesk ondervraagde werknemers geeft het een goed gevoel en ook inzicht in wat er nog aan werk te wachten ligt.

Voordelen

Toch biedt werken zonder papier binnen elk bedrijf of organisatie duidelijke voordelen, waarbij echter vooral het ecologische aspect meteen te binnen schiet. Die winst op milieubelasting is maar één van de voordelen:

Efficiënter

Het eindeloos doorspitten van archiefkasten op zoek naar documenten of rapporten is verleden tijd. Door een zoekopdracht zijn alle relevante stukken eenvoudig terug te vinden (mits op de juiste manier digitaal gearchiveerd natuurlijk). Dat betekent minder fouten en sneller werken.

Werken onafhankelijk van tijd en locatie

Door helemaal digitaal te werken ben je niet meer gebonden aan een fysieke werkplek of zelfs een tijd. Vanuit huis of welke andere plek dan ook, ook ’s avonds en in het weekend is het mogelijk om informatie te raadplegen en het werk te doen. Daarmee is Het Nieuwe Werken pas echt van de grond. Er zijn minder vaste werkplekken op kantoor nodig, er zijn minder files, etc.

Goed voor het imago

Als je echt werkt zonder papier als bedrijf dan onderscheidt je jezelf van je concurrenten. Het is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, goed voor het milieu en kostenbesparend. Sterke punten om naar buiten te kunnen brengen richting relaties.

Beter samenwerken

Werken zonder papier is iets dat door de hele organisatie heen moet gebeuren. Dit biedt wel het voordeel dat iedereen op dezelfde manier omgaat met informatie en documenten binnen de organisatie. Een betere synergie tussen afdelingen, teams en collega’s, de mogelijkheid om naar één IT-systeem over te stappen en iedereen weet altijd waar hij of zij relevante informatie kan vinden. Je bent dus ook niet gelijk onthand bij verzuim of vakantie van medewerkers die als enige weten waar bepaalde stukken zijn.

Besparen op papier

Als je alle bedragen optelt die een organisatie uitgeeft aan papier dan kan je al snel duizenden, zo niet tienduizenden euro’s op jaarbasis besparen. Daarbij gaat het niet alleen om het papier zelf. Aanschaf en onderhoud van printers en kopieermachines, opslagruimte en archiefkasten, mappen en ook de tijd die het verwerken van papier kost zijn allemaal zaken die bij het financiële plaatje komen kijken.

Tegelijk geeft die besparing op papier, toners, cartridges en stroom een duidelijk mindere belasting van het milieu.

Lastig om over te gaan

Ondanks deze duidelijke voordelen van werken zonder papier blijkt het vaak toch lastig te zijn om over te stappen op compleet papierloos werken. De bedoelingen zijn vaak goed, maar al snel kunnen processen haperen en gaan mensen toch terug naar hun oude ‘vertrouwde’ manier van werken mét papier. Vaak wordt gedacht dat een verkeerde keuze bij automatisering of software hiervan de belangrijkste oorzaak is, maar dit is maar een klein deel binnen het overstappen naar werken zonder papier.

Andere manier van werken

Het kunnen creëren van van een papierloos kantoor vraagt vooral een andere manier van werken en vaak ook een mentaliteitsverandering binnen de organisatie, op alle niveaus. Je moet namelijk (tot op zeker hoogte) bereid tot een open bedrijfscultuur waarin men bereid is om informatie ook te delen. Er is een plaats voor koninkrijkjes of eilandjes en daarmee is het werken zonder papier niet zozeer een kwestie van vaardigheden, maar meer van een zekere werkhouding.

Posted on 23 januari 2015 in GTD, Innovatie, iPad, office, papierloos

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Back to Top