Ga Papierloos en Wordt Productiever

Grote stapels papier staan voor ons gelijk aan stress, chaos en rotzooi. Op zich al genoeg reden om papierloos te gaan, maar er zijn nog veel meer redenen om op de  papierloze trein te springen.

Volgens de Amerikaanse milieuwaakhond EPA gebruikt de gemiddelde kantoormedewerker in de VS zo’n 10.000 stukken papier per jaar. Volgens ‘The Paperless Project’, een coalitie van bedrijven gericht op het terugbrengen van papierverbruik gaat zo’n 15 procent van de inkomsten van een doorsnee bedrijf in de VS direct op aan het managen, verspreiden en maken van documenten. Het gemiddelde document wordt ook nog eens gemiddeld vijf keer geprint en maar liefst negen tot elf keer gekopieerd.

En dat is nog maar een van de nadelen, er zijn er namelijk nog meer:

Papier neemt teveel ruimte in

Je moet plek hebben om al dat papier op te slaan, te archiveren en te organiseren. Hoe meer je in het archief gooit, hoe groter die stapel wordt.

Papier neemt kostbare werktijd in beslag

Om al dat papier georganiseerd te houden moet je toegewijde en precieze werknemers hebben die tijd en middelen besteden aan archiveren. Dat betekent ook dat ze of niet bezig kunnen zijn met andere belangrijke zaken of dat je er speciaal mensen voor moet aannemen.

Papier zorgt voor hogere kosten

We hebben het hierbij niet alleen over de prijs van het papier zelf, maar ook over kasten, mappen, labels, etc. Een standaard kast met vier lades neemt zo’n 3 vierkante meter ruimte in beslag en kost (in de VS althans) zo’n $ 1.500 per jaar volgens de eerder genoemde Paperless Coalition. De kosten van een verkeerd gearchiveerd document? $ 125. Verloren? Dat kost maar liefst $ 350 – $ 700. In Europa zullen die kosten niet veel lager zijn vermoeden we…

Gevoelige informatie op papier is veel kwetsbaarder

In veel gevallen is het veel makkelijker om een papieren document te stelen dan een digitaal bestand. Papieren documenten gaan ook veel makkelijker verloren bij een ramp, zoals brand of een overstroming. Volgens het Paperless Project zou meer dan 70 procent van de ondernemingen in de VS in een maand kopje onder gaan als ze belangrijke gegevens kwijt zouden raken bij zo’n ramp.

Tips om Papierloos te gaan

Papierloos gaan hoeft niet altijd letterlijk te beteken dat 100 procent van de strakke witte vellen uit je kantoor moeten verdwijnen. Om echter wel van de voordelen van het Papierloos gaan te profiteren moet je wel streven naar het zoveel mogelijk verminderen van papier dat je dagelijks gebruikt.

Om die eerste stap te maken zijn er diverse mogelijkheden, zoals:

Uitgeven van digitale bonnetjes

In plaats van het printen van een kassabon voor een klant kan je ze ook de optie geven om deze via email te ontvangen. Dat scheelt aan beide kanten weer papierverbruik.

Gebruik notitie-apps.

De klassen in steeds meer (middelbare) scholen en universiteiten worden bezet door kinderen die op lichtgewicht laptops tikken of op tablets, in plaats van het druk opschrijven van alles met pen en papier. (In Finland gaan er stemmen op om het schrijven zoals dat nu geleerd wordt op school maar deels aan de kant te schuiven) Dat kan dus ook in een werkomgeving. Hoewel een standaard Word document of Notitie – app al de lading kan dekken, zijn er meer dan genoeg notitie-apps die gebruikt kunnen worden om dat proces te verbeteren. Er zijn ook genoeg programma’s die handgeschreven tekst om kunnen zetten in digitale tekst.

Gebruik cloud-based tools voor samenwerking

In plaats van het printen van kopieën van een document voor iedereen in een team kan je ok alles digitaal delen, bijvoorbeeld via MS Office 365. Dan kan iedereen het zien, notities toevoegen of zelfs wijzigingen.

Gebruik online factureren en boekhouden

Aansluitend op de digitale bonnetjes kan je ook vragen aan klanten of ze online facturen accepteren. Dit scheelt niet alleen op je papierverbruik, maar ook op je portokosten en het zorgt mogelijk ook voor een snellere betaling.

Invoeren van innovatieve hardware

Moet je toch printen, gebruik dan eco-vriendelijke printers en investeer verder in een goede scanner om het papier dat je toch nog hebt of krijgt in digitale versies om te zetten.

We zijn er nog niet…

We hebben nog niet het punt bereikt dat een echt volledig papierloos kantoor voor iedereen haalbaar is. Er zijn nog steeds documenten die geprint moeten worden bewaard dienen te worden op papier, vanuit wet-of regelgeving. En soms komen zaken die gedrukt staan beter over ( de vertrouwde krant is voor velen nog steeds onmisbaar)

Er zijn echter genoeg manieren om misschien niet Papierloos te gaan, maar wel Papier-slim te worden. Dat scheelt je bedrijf niet alleen geld en een hoop rommel, het zorgt ook voor meer productiviteit en efficiency.

Posted on 2 december 2014 in GTD, Innovatie, office, papierloos

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Back to Top