De 7 Grootste Obstakels tussen Jou En Een Papierloos Kantoor

Het creëren van een papierloos kantoor zorgt voor een concurrentievoordeel, of je nu een multinational bent of een MKB onderneming. Toch zijn de compleet papierloze organisaties bijna op één hand te tellen. Sommige van de bedrijven die tegenwoordig 100 procent papierloos werken doen dat omdat ze zelf ‘digital native’ zijn. Ze zijn gestart in het digitale tijdperk. Toch moeten ook zij nog steeds omgaan met papier dat ze ontvangen van andere partijen, zoals bijvoorbeeld contracten.Wat houdt ons dan tegen? We zetten de zeven belangrijkste hordes op een rij die voorkomen dat bedrijven echt werk maken van een papierloos kantoor.

Een aangeleerde voorliefde voor het gebruik van papier

Papier bestaat al een tijdje en we zijn er compleet aan gewend. Veel mensen geven de voorkeur aan het lezen van teksten op papier in plaats van op een scherm. Deze voorkeur is echter slechts  aangeleerd gedrag. De oplossing? Betere technologie.

Interactieve schermen maken het steeds makkelijker om van een computer of tablet te lezen. Dit zorgt ervoor dat steeds meer bedrijven het digitale documentmanagement invoeren. Daarmee voldoen ze ook meer aan de wensen van de nieuwe Y-generatie en de komende Millenials, die digitale documenten al helemaal hebben omarmd.

Wetgeving

Mogelijk de meest lastige horde om te nemen. Is het vanwege wet – of regelgeving verplicht om fysieke kopietjes van documenten te bewaren gedurende bepaalde periodes of moeten originele contracten met een ‘natte’ handtekening worden opgeslagen?

Ook daar is een oplossing, vaak zijn de regels ook daar met hun tijd meegegaan. Dat zal je dan wel eerst moeten nagaan In steeds meer gevallen zijn digitale handtekeningen tegenwoordig net zo geldig als een natte handtekening. Ook is het lang niet meer altijd zo dat je een fysieke kopie moet bewaren. Een digitale versie die direct beschikbaar gemaakt kan worden is vaak net zo goed.

Makkelijk printen

Het is met alle moderne printers nog nooit zo makkelijk geweest om documenten te printen, zelfs draadloos vanaf je tablet of smartphone. Omdat het zo makkelijk gaat is de stimulans een stuk minder om naar een papierloos kantoor te gaan, in ieder geval op korte termijn.

Toch brengt het enorme voordelen om de printer de deur uit te doen. Niet alleen vanwege directe besparingen op inkt en papier. Een stap naar een digital document management zorgt dat je sneller en meer efficient kan werken.

Misverstand van duur digitaal documentmanagement

Toegegeven, er zijn inderdaad kosten aan het overstappen naar papierloos werken, zoals een ECM (Enterprise Content Management). Veel mensen maken zich dan druk over de investering die daarmee gemoeid is, maar dat is vooral omdat ze de ‘return on investment’ (ROI) niet in ogenschouw hebben genomen

Neem dus de tijd om de echte impact van een ECM op je werknemers, processen en andere technologieën in kaart te brengen. Dit zorgt er op voorhand voor dat je zichtbaar hebt hoe de initiële investering in ECM en digital document management voor lagere kosten in de toekomst kan zorgen. Zo kan je ook nog snel opschalen en meer winst halen zonder dat je de bezetting of processen moet veranderen.

Bestaande technologische beperkingen

Ben je als organisatie niet helemaal bij de tijd wat betreft de technologische vooruitgang, dan is het maken van de stap naar 100 procent digitaal erg lastig. Heb je bijvoorbeeld geen tools beschikbaar om PDF bestanden te bewerken of samen te werken aan documenten dan kan je nog wel eens in de knel komen wat betreft versies van documenten. In dergelijke situaties kan het terugtrekken naar papier een aantrekkelijke stap zijn, zeker voor kleine ondernemingen.

De oplossing is echter helder. Ook hier moet je eerst investeren in een IT infrastructuur tot het punt dat je werknemers efficient kunnen samenwerken in een digitale omgeving. Hoewel ook dit in eerste instantie een extra investering vergt, kan je met de gewonnen besparing dit bedrag snel terugverdienen. Heb je het eenmaal allemaal op z’n plek dan ben je echt op weg naar een papierloos kantoor.

Een groter ecosysteem dat werkt met papier

Zelfs als je zelf helemaal papierloos werkt dan heb je nog geen controle over bedrijven waarmee je samenwerkt. Het zit er dus dik in dat je op deze manier nog steeds papier binnenkrijgt, bijvoorbeeld contracten en documenten van klanten, juristen, etc.

De oplossing is om de grens van je organisatie scherp te bewaken. Als er dan papier arriveert moet je een strategie hebben om dat meteen te scannen en om te zetten in digitale documenten voordat het papier de kans krijgt in de workflow en processen van je organisatie terecht te komen. Je kan ook proberen tegelijkertijd je leveranciers en klanten op te voeden, door bijvoorbeeld te eisen dat ze voortaan alles digitaal moeten aanleveren.

Bedrijfscultuur

Is de bestaande bedrijfscultuur de belangrijkste bron van stilstand dan is het ook moeilijk om te switchen naar digitaal document management omdat hiervoor een verandering nodig is. Mensen hebben vaak weerstand tegen nieuwe technologie in plaats van er over te leren. Een kwestie van vertrouwen, iets dat ze vaak niet hebben als het gaat om hun digitale vaardigheden.

Gelukkig zijn er steeds meer cloud-based document management systemen die organisaties in beweging helpen te komen. Dankzij de cloud zijn er minder hordes. Je hoeft geen eigen systeem of dure hardware te hebben. Implementatie is minder duur en minder tijdrovend dan bij een oplossing in eigen beheer. Het enige dat je eigenlijk nodig hebt is een computer met internet toegang en een scanner. Je kan dan veel sneller een document management systeem implementeren en ook sneller van de voordelen profiteren.

Uiteindelijk blijft het papierloze kantoor een reis. Door de hordes in beeld te brengen en ze stuk voor stuk te nemen kom je uiteindelijk wel op de eindbestemming. Met alle voordelen wat betreft efficiëntie en kostenbesparing….

Posted on 23 juni 2015 in GTD, Innovatie, office, papierloos

Share the Story

About the Author

Leave a reply

Back to Top